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檔案柜的使用技巧

檔案柜的注銷(L)  給用戶重新登錄或更換登錄用戶時(shí)使用。  預(yù)歸檔管  文件管理  定義文件模板  結(jié)構(gòu)定義、錄入字段設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、網(wǎng)頁(yè)發(fā)布字 段設(shè)置、條形碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設(shè)置。

1.文件登記  主要負(fù)責(zé)對(duì)收集來(lái)的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的文件信息進(jìn)行登記與管理，以便提供利用與歸檔。  字段代碼維護(hù)  可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。  

2.批量上傳電子文件  在實(shí)際工作中，用戶一般會(huì)先進(jìn)行文件目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描。  掃描路徑設(shè)置  本功能用來(lái)設(shè)置文件庫(kù)或文件庫(kù)掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 文件報(bào)表打印  文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。 

3.查詢借閱  文件檢索  對(duì)文件庫(kù)進(jìn)行跨類查詢。 文件查借閱登記 進(jìn)行借閱登記。  文件查借閱管理  對(duì)文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統(tǒng)計(jì) 文件統(tǒng)計(jì) 對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 文件保管  文件銷毀 實(shí)現(xiàn)文件的銷毀情況的登記和管理。 

4.文件丟失登記 實(shí)現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔  文件立卷 進(jìn)行文件的歸檔過(guò)程。 立卷選項(xiàng)  此模塊中選擇立卷的方式檔案管理  檔案管理  定義檔案模板  設(shè)置檔案庫(kù)的一些業(yè)務(wù)規(guī)則，其中包括：結(jié)構(gòu)模板的定義、編 目字段的選擇、檔號(hào)規(guī)則設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、字段值設(shè)置、檔案庫(kù)關(guān)聯(lián)、網(wǎng)頁(yè)發(fā)布字段、條碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。  

5.檔案庫(kù)管理 建立檔案的分類庫(kù)。  檔案著錄  檔案著錄是檔案信息的輸入及維護(hù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢、電子文件的掛接等功能。  字段代碼維護(hù)  可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量  批量上傳電子文 件  在實(shí)際工作中，用戶一般會(huì)先進(jìn)行檔案目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描。  

6.掃描路徑設(shè)置  本功能用來(lái)設(shè)置檔案庫(kù)或文件庫(kù)掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 打印處理  報(bào)表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。 檔案專用  跨庫(kù)檢索 實(shí)檔案庫(kù)跨庫(kù)檢索。 跨類檢索  實(shí)檔案庫(kù)跨類檢索。  

7.全文檢索  提供類似Google、百度的檢索模式，可對(duì)各種格式的文檔、 數(shù)據(jù)庫(kù)等異質(zhì)海量信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯(cuò)檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。  

8.利用模板設(shè)置  借閱模板設(shè)置功能是檔案實(shí)體借閱相關(guān)借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護(hù)。  檔案利用登記  檔案借閱登記實(shí)現(xiàn)檔案利用者對(duì)檔案實(shí)體(紙質(zhì)檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實(shí)體外借申請(qǐng)，對(duì)借出的檔案進(jìn)行相關(guān)信息的登記，如借出檔案的檔號(hào)、題名、借閱人、借出時(shí)間等信息。

智能檔案柜的清洗要求

1、首先，要盡量避免自動(dòng)檔案柜接觸到水分。在使用過(guò)程中，應(yīng)該要避免檔案柜接觸水分，否則容易引起檔案柜表層的生銹，影響到檔案柜的美觀與使用。而且檔案柜中一般都要保存資料，資料也不能夠碰到水份，很容易損壞檔案，所以避免檔案柜與水分接觸是十分必須的。

2、其次，要避免有尖銳器物劃破檔案柜的表層。在平常對(duì)檔案柜的使用過(guò)程中，要盡量檔案柜與尖銳物品的接觸，如果刮花了檔案柜的表層，一是影響檔案柜的美觀，二也更加容易使得檔案柜氧化生銹。

3、在對(duì)自動(dòng)檔案規(guī)進(jìn)行清潔時(shí)， 好先用干凈的抹布將其擦拭干凈之后，再用干布將其擦干，避免水分的殘留，導(dǎo)致檔案柜生銹等。